- Universiteti i Prishtinës

Lutfi Istogu

Zyrtar për arkiv dhe protokollim

Nr.kontaktues:

+383(0)38 552 126 ext.255

Email: [email protected]

Detyrat dhe përgjegjësit

1. Zyrtari për arkiv dhe protokollim, ka këto detyra dhe përgjegjësi:
1.1. Nga shërbimet përkatëse e pranon gjithë materialin arkivor;
1.2. Bën arkivimin e dokumentacionit zyrtar të Fakultetit në bazë të nomenklaturës së paraparë me rregullat për mbajtjen dhe regjistrimin e materialit arkivor dhe e udhëheq librin arkivor;
1.3. Bën skanimin e shkresave të protokolluara dhe të materialeve të tjera dhe përgatitjen e dosjeve elektronike;
1.4. I propozon dekanit dhe sekretarit të fakultetit listën e kategorive të materialeve të regjistruara për afatet e ruajtjes;
1.5. Përgatit dhe propozon shkatërrimin e materialit të regjistruar dhe mban evidencë për këtë;
1.6. I përcjell dhe i aplikon dispozitat ligjore me të cilat rregullohet mënyra e udhëheqjes së lëndës arkivore;
1.7. I pranon dhe menaxhon me dosjet e studentëve e të diplomuar dhe të çregjistruar nga studimet dhe të njëjtat i jep në shfrytëzimi sipas nevojës së shërbimit të studentëve;
1.8. Me lejen e dekanit dhe të sekretarit të fakultetit jep në përdorim të përkohshëm lëndën arkivore me revers;
1.9. E mban dhe e udhëheq protokollin kryesor për regjistrimin e lëndëve;
1.10. Bën shpërndarjen e dërgesave të postës pasi e pranon nga dekani apo sekretari i fakultetit;
1.11. Bën shpërndarjen e shkresave, vendimeve dhe materialeve të tjera nëpërmjet librit të brendshëm të shpërndarjes për gjithë personelin e fakultetit;
1.12. Bën skanimin e dokumenteve, regjistrimin, klasifikimin dhe arkivimin e të dhënave në databazë sipas skemës së klasifikimit, afateve të ruajtjes, komunikimin elektronik;
1.13. Sipas nevojës, bën fotokopje të materialeve dhe i radhit ato;
1.14. Kryen edhe detyrat e përcaktuara sipas Ligjit për Arkivat dhe Rregullores për menaxhim zyrtar dhe arkivor;
1.15. Kryen edhe punë të tjera sipas kërkesës së sekretarit të fakultetit, si mbikëqyrës i drejtpërdrejtë.

Postimet e fundit